[kintone]ルックアップと関連レコードの違いイメージ

kintoneで最初のころ迷うのが「ルックアップ」と「関連レコード」の違いについてです。
どちらも、他アプリ（または自アプリ）の別レコードの値を参照する、といった機能なのですが、最初のころは違いがよくわからなくって苦労しました(;´∀｀)

やっと違いのイメージがしっかりわかってきたので、そのままイメージでお伝えできればと思います。

ルックアップはその瞬間のコピー

ルックアップは、その瞬間のコピー、というのが一番しっくりくる例えになるかと思います。

図の例で説明します。まず案件管理アプリから顧客管理アプリの情報をルックアップします。
すると、顧客管理アプリに登録されていた内容が案件管理アプリの各フィールドにコピーされます。
ここで重要なのが「情報がコピーされる」という点です。ルックアップで取得したその瞬間の情報のコピーなのです。なので、一度コピーした後に顧客管理アプリ側で変更があっても案件管理アプリからはわからない、という状況になります。

ですので、頻繁に変更があるようなアプリをルックアップするときは注意が必要です。
もし、変更があった後に情報を更新したい場合は

• 案件管理アプリのルックアップフィールドの[取得]ボタンを再度押す
• 自動更新プラグインを利用する

などの運用の工夫が必要となります。

関連レコードはプレビューが表示されるしおり

関連レコードは、ルックアップとは違って、アプリ内に情報をコピーすることはありません。
詳細レコードを開くたびに、設定に従って参照先のアプリに情報を確認しに行くので、常に最新の状態を見ることができます。
個人的なイメージでいうと、どこのアプリのどの情報を見に行くか、というしおりを設定しておいて、そのしおりのページを表示してくれる感じです。（←逆にわかりにくいかも(´Д｀)

詳細レコードを開くたびに情報を見に行ってくれるので、特に意識することもなく最新の情報を見ることができます。

ルックアップと関連レコードの使い分け

じゃあ、いつルックアップして、いつ関連レコードを使ったらいいのよ、ということなんですが。

ルックアップはアプリ内のフィールドに内容をコピーすることができる、というのが一つのポイントになります。コピーしてしまえばあとは普通のフィールドと同じように扱うことができますので、各種プラグインの設定項目に使ったり、グラフや集計のキー項目に使うことができます。
レコードの中の情報として扱いたい場合はルックアップがおすすめです。

同じ内容が何度も出てきたり、表記ブレが出るような項目について、マスタ用のアプリを作っておき、それをルックアップするのが一般的な流れかなと思います。

関連レコードは、詳細レコードを開いたときに、ついでに一緒に見ておきたい情報を引っ張ってくるのに適しています。同じ顧客からの問い合わせを参照したり、同じ顧客の購入履歴を表示したり、あるキーに対して参照できるものがあれば表示しておくと、いろんなアプリを行ったり来たりして確認する手間が省けるのでおすすめです。

どちらも、参照系のフィールドなので使い分けや違いについて戸惑うことがあるかと思いますが、どういう特色があって、どういうときに適しているのか、を意識して使っていくといいのかなと思います。