kintoneで文書管理ができないか、という話題がちょこちょこ出てくるので、うちでやっている文書管理の方法をご紹介します。
最適解かどうかはなんとも言えないのですが(笑)ひとつの参考例として見ていただければと思います。
どんな文書をkintone管理しているのか
kintoneで管理しているのは、製品のマニュアルやカタログ、バージョンアップのお客様向けの説明資料などです。
これらの書類は、元々、共有サーバーで管理していました。
ただ、共有サーバーあるあるかと思うのですが、どこに文書があるのか、ときどき迷子になることがありました。
kintoneで管理する前は
正式な製品マニュアルなどは、さすがに所定の場所がありますが、お客様へ個別に送っていた説明資料などは、製品フォルダの「資料」内にあったり、問い合わせ情報をまとめている「問い合わせ管理」内にあったり、バラバラでした。
資料はここに置きましょう！という決まりは作ってはいたものの、問い合わせやサポートの流れの中で作った資料は、最初は個別のお客様用だったので「とりあえず、ここに置いておくか…」という感じで一時的に保管しておくことが多く、その後にほかのお客様から同じような問い合わせを受けた時に、「前に送ったことあったような…(´・ω・｀)」と資料を探す羽目になることが多々ありました。
文書管理が上手な人がいると、自然と共有サーバー内も整理されていくものなのですが、うちの場合は、整理しようとした時期と、自由な時期が混ざった状態があったようでかなりぐちゃぐちゃになっています。
（一見、まとまっているように見えるので余計に迷子になりやすかったり…）
kintoneで管理してみた
全ての資料をいきなりkintoneで持っていくのではなく、前述したマニュアルやカタログ、お客様への説明資料から始めています。
検索しやすいよう、カテゴリーをつけています。ここは一覧の絞り込みを工夫することでも同じようなことはできるのですが、一覧よりカテゴリーの方が画面上で直観的に絞れるのでこちらにしました。
最初は、ファイル名に日付をつけて（〇〇資料_20210607.xlsxみたいなやつ）バージョン管理のようなこともしていたのですが、逆に最新がわかりにくくなるのでやめました。
その代わり、途中状態のものは「チェック中」というフィールドを用意してそこに置くようにしています。←これは他の社員が増やしてくれました。グッジョブ！
ポイントは、ジョイゾーさんのPDF参照プラグイン。（ありがたや～）
文書は大抵エクセルかワードかパワポなのですが、かならずPDF出力もしてPDF版を置くようにしています。こうすることで、PDF参照プラグインが使えるようになり、文書をDLする前にkintone上で内容を確認することが可能になりました。一時的に確認したいときにすごく重宝しています。
kintone管理にしてよかったこと
まず文書の迷子がなくなりました。みんなもここに置く、ここから持っていく、という意識がついているのでブレが少ないです。
また、文書ごとにコメントがつけられるようになったことも大きいです。「修正しました」→「チェックしました。OKです。」「チェックしました、ここを直しました。」みたいなやりとりがkintone上で済むようになりました。
過去の修正履歴も確認できますね。共有サーバーに置いていた時は、同じフォルダにメモ帳を書いて残してたりしたので、文書そのものにコメントがつけられるようになったのは便利です。
ZOOM会議のときに、その場で一緒に参照できるのも便利ですね。共有サーバーのファイルはネットワークの関係で同時に見られなかったので助かってます。
文書ごとに公開範囲や備考、送付履歴を残すことができるのも良いです。送付履歴は、最近付け足しました。ルックアップで送り先の会社を紐づけることで、会社単位でどういう書類を送ったことがあるか、がわかるようになりました。（会社リストアプリで関連レコード表示してます）
kintone管理で注意するところ
原則、１レコードに対して１～２ファイルにしています。一覧から参照することが多いので１レコード内のファイル数が多くなると一覧性が乏しくなります。
それから、どこまでkintoneで管理するか、という線引きを意識合わせしておかないと、なんでもかんでも置くようにすると訳がわからなくなります。
なので、お互いでチェックして、kintoneに置かない方がいいようなファイルがあると指摘するようにしています。
逆に、「共有サーバーからkintoneに入れよう」も打ち合わせの中で決めたりします。個人の思いだけで管理しないということがポイントかもしれません。
今回は文書管理についてご紹介しました。
kintoneで文書管理をしてみようと思っている方の参考になれば幸いです。
コメント