[kintone]似た分類を整理する

kintone

普段からTwitterをやっているのですが、kintoneに関するつぶやきをしたところ、kintone コミュニティ案内板(仮)へ取り上げてくださいました。

Twitterの140文字ではこの説明が限界なので(;´∀`)
分類についての説明を簡単にやったあと、例を交えながら解説してみたいと思います。

kintoneにおける分類とは?

大雑把に「分類」と書いてますが、ラジオボタンやドロップダウン、チェックボックスなどで仕分ける言葉のことを指します。
例えば、回転ずしのメニューで考えてみると、分類は「にぎり」「軍艦」「巻物」「揚げ物」「うどん」「デザート」「のみもの」という感じになりますでしょうか。
種類で分けることもあるかもしれないし、用途とかで分けるかもしれません。いろいろ考えられますが、データを大きい括りで分けることを目的としています。

分類に分けるといいことがあるの?

いいことしかありません。(強いてデメリットを言えば入力めんどくさ!と言われるくらいでしょうか)
kintoneに登録したデータはデータベース状になって、扱いやすい形になります。分類を入れておけば、それをキー項目としてグラフ化することができます。入力しているときは、大したデータでもないなぁと思うかもしれませんが、溜まってくると真価を発揮します。回転ずしでいうと、月ごとのメニューの注文数は?とかがkintoneの標準機能であっという間に視覚化できます。強力なツールとなり得ます。

しかし、注意点もあります。

うっかりすると、似たような分類がたくさんできてしまうことがあるのです。

気づいたら似た分類が!どれを使えばいいの?

引き続き回転ずしで例を出しましょう。
新しいメニューができたとします。エビの炙りチーズとします。
炙りという新しいジャンルができた!「炙りにぎり」という分類を増やしたとします。
そうすると、同じにぎりの中で「にぎり」「炙りにぎり」という微妙に似た分類ができるわけです。

次にメニューを登録しようとします。「サーモン軍艦チーズ炙り」という新メニューができました。「軍艦炙り」という分類を増やしました。

ここで別の担当者が気づきます。「お、チーズというメニューがあるじゃないか。分類にチーズを増やしたらいいんじゃない?」
そして「チーズ」という分類が増えました。

次の新メニューができました。「サーモン炙りチーズ」でした。
さて、「炙りにぎり」と「チーズ」(ともしかしたら「にぎり」)どれで登録したらいいのでしょう?
めちゃくちゃ困りますよね。だってどれでも正解なのだから。

こういう似た感じの分類が登録されている場合、人によってばらつきが出ます。同じ人でも登録するときの気分次第で変わる可能性もありますね。
そうなると、せっかくの分類が活きてきません。ですから、分類をメンテナンスする必要が出てくるのです。

本題。分類を整理する方法

前置きが長くなってしまいました。(読んでくれた方ありがとうございます)

Twitterにも書いていますが、まずは何が似ている分類なのかを全部の分類を見て考える必要があります。今回の例では「にぎり」「炙りにぎり」「軍艦炙り」「チーズ」が整理できそうですね。

ドロップダウンリストやラジオボタンの分類の場合、1つしか選択できないので、以下のことに気をつけます。

  1. 迷わず1つに選べるようにするにはどうしたらいいか
  2. どういう視点でグラフなどの集計をしたいか
  3. 他に登録されている言葉と同じレベルの言葉になっているか

迷わず1つに選べるようにするにはどうしたらいいかは登録時の視点です。入力担当者ができるだけ迷わず、深く考えなくても登録できるような分類にします。炙りとチーズ…これは迷いますね(・_・;)

どういう視点でグラフなどの集計をしたいかはグラフや集計などデータを統計的に見るときの視点です。チーズだけ特化した集計をしたいのかどうか、とかそういう感じです。

他に登録されている言葉と同じレベルの言葉になっているか分類の中に階層ができてしまっていないかという視点で見ます。「にぎり」という大きな括りがあるのに「炙りにぎり」という1つ下に来そうな分類ができてしまっています。「にぎり」に統一するか、炙り以外にももっと細かく分けた分類を作るのがよさそうです。

どの分類を残すか決める

「炙りにぎり」と「チーズ」と「にぎり」の3つをどうにかしましょう。
現状、メニューの中の炙りのものはチーズしかないので、いっそのこと「にぎり」と「チーズ」に分けるとします。「炙りにぎり」をリストラするわけです。(同様に炙り軍艦もリストラ!)

kintoneの一覧機能で似た分類だけの一覧を作る

kintoneの一覧はデータの絞り込みができますので、一覧の新規作成で、分類が「炙りにぎり」と「チーズ」と「にぎり」 と「炙り軍艦」の4つのものだけの一覧を作ります。表示する項目は、分類とメニュー名だけのシンプルなものにしましょう。
どうして一覧をわざわざ作るかというと、一覧の中で変更登録がしたいからです。いちいちレコード詳細画面に移動して分類を変更するのは面倒だからです。

分類を統一する

リストラする「炙りにぎり」「炙り軍艦」を「チーズ」に統一します。
一覧の各行右側にある変更ボタン(えんぴつマーク)をクリックして、その場で変更、保存します。

一覧の編集ボタン

保存はフロッピーディスクのマーク…でしょうか?

選びなおして保存ボタンを押す

一覧から変更→保存とすると、データを俯瞰して分類を整理できるので考えやすいです。おすすめです。

1つも選ばれていない分類を消す

一覧の絞り込み機能を使って、使わない分類が1つも登録されてないことを確認して、分類自体を消してしまいます。これをやらないと、結局次の登録からまた迷いが生じる上に、似たような分類のレコードが増殖してしまうことになります。ここまでがセットです。必ずやりましょう。

日ごろのデータメンテナンスが後の集計に効いてくる!

一見地味で意味のない作業のように思えるかもしれませんが、こういうことを日ごろから少しずつやっておくと、いざデータを集計しようとしたときに効いてきます。特にkintoneの場合は、標準機能でそのままグラフ集計ができますので、データを整えておくことで特に追加作業を行うことなく集計結果を見ることができます。

円グラフでほっそい部分ばっかりになると(;´∀`)となります

集計機能を使っていないアプリでも、たまにグラフ化すると、「ん?この1件だけ登録されている分類はなんだ?」「これとこの分類の違いってなんだ?」といった気づきもありますので、ときどき確認してみることをおススメします(。-`ω-)b

文字列1行も自由記入形式なので、項目によっては同じようなメンテナンス方法が有効となります。表記ブレもときどきチェックしてあげましょう。(表記ブレするようなものは記入じゃなくて選択式にした方がいいんですが。)

表記ブレっていうのは、会社名に株式会社をつけたりつけなかったり、(株)使ったり「〇〇 株式会社」みたくスペース入っちゃってたり、入力するときの気分や人によって入れ方が変わってしまうようなことです。

入力したままチェックしてないよ~という方は、ぜひ一度データ全体を横断して眺めてみて、データメンテナンスしてみましょう~~(´ω`*)

今回紹介した記事のリンクです。ほかにも色々kintone関連のまとめ記事がありますので是非見てみましょう~

【分類分けTips】似た分類があって、登録がばらけてしまったときの統合方法
kintone あるある…似た分類ができてしまった!kintone にデータを蓄積していく際、ドロップダウンやチェックボックスなどを利用して、データの分類をしている方多くいらっしゃいますよね。そんなとき、いつの間にか似た分類ができてしまっていて、本来まとまっていてほしいデータが分散してしまった!なんてことありませんか?...

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